Waarom vragen makelaars, advocaten en notarissen zoveel persoonlijke documenten?

Wie een woning in het buitenland koopt, krijgt vaak het verzoek om persoonlijke en financiële documenten aan te leveren. Denk aan een kopie van het paspoort, een bewijs van woonadres, bankafschriften en informatie over de herkomst van het aankoopbedrag. Ook makelaars kunnen verplicht zijn deze informatie op te vragen. Voor kopers kan dat onverwacht of overdreven overkomen. Toch vloeien veel van deze verzoeken voort uit wetgeving ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering.

Waarom worden deze documenten gevraagd?
Vastgoedtransacties gaan meestal gepaard met aanzienlijke geldbedragen. Vastgoed kan daardoor worden misbruikt om geld met een criminele herkomst een ogenschijnlijk legale bestemming te geven. Om dit te voorkomen, hebben verschillende partijen die bij een vastgoedtransactie betrokken zijn een zogenoemde poortwachtersfunctie. Afhankelijk van het land en hun precieze werkzaamheden kan dit onder andere gelden voor:

Banken;
Notarissen;
Advocaten;
Vastgoedmakelaars;
Bemiddelaars;
Accountants;
Belastingadviseurs;
Trustkantoren;
Escrow agents;
Andere partijen die geld ontvangen, beheren of doorbetalen;

Deze beroepsgroepen kunnen verplicht zijn te onderzoeken met wie zij zakendoen en of de voorgenomen transactie past bij de achtergrond en financiële positie van de betrokken personen.

Wat is cliëntenonderzoek?
Bij een cliëntenonderzoek wordt in ieder geval geprobeerd vast te stellen:

Wie de koper of opdrachtgever is;
Of iemand voor zichzelf of namens een ander handelt;
Wie de uiteindelijk belanghebbende of uiteindelijke begunstigde bij een vennootschap is;
Wat het doel en de achtergrond van de transactie zijn;
Waar het geld voor de aankoop vandaan komt;
Of sprake is van bijzondere risico’s, sancties of ongebruikelijke omstandigheden;

Cliëntenonderzoek wordt ook wel aangeduid als Customer Due Diligence, afgekort CDD. In de praktijk wordt daarnaast regelmatig gesproken over Know Your Customer, afgekort KYC. Het cliëntenonderzoek moet doorgaans worden afgestemd op het risico van de cliënt en de transactie. Bij een eenvoudige aankoop door een particulier kan een beperkter onderzoek volstaan. Bij een complexe vennootschapsstructuur, internationale geldstromen of betalingen door derden kan uitgebreider onderzoek noodzakelijk zijn.

Welke documenten kunnen worden gevraagd?
Welke stukken moeten worden aangeleverd, verschilt per land, beroepsgroep en transactie. Regelmatig wordt gevraagd om:

Een geldig paspoort of identiteitsbewijs;
Een recente nutsrekening;
Een bankafschrift waarop naam en woonadres staan;
Informatie over de burgerlijke staat;
Een reserverings- of koopovereenkomst;
Een taxatierapport;
Een hypotheekofferte of financieringsbevestiging;
Bankafschriften waaruit de beschikbaarheid van het aankoopbedrag blijkt;
Bewijsstukken over de herkomst van het aankoopbedrag;
Een uittreksel uit het handelsregister;
De statuten van een vennootschap;
Een aandeelhoudersregister;
Een overzicht van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur;
Gegevens van bestuurders, vertegenwoordigers en gevolmachtigden;
Gegevens van de uiteindelijk belanghebbende of uiteindelijke begunstigde;
Gewaarmerkte, gelegaliseerde of van een apostille voorziene documenten;

Het is daarom niet ongebruikelijk dat meer informatie wordt gevraagd dan alleen een kopie van het paspoort.

Beschikbaarheid en herkomst van geld zijn niet hetzelfde
Een bankafschrift met voldoende saldo toont aan dat het geld beschikbaar is. Daarmee is echter nog niet aangetoond waar het geld oorspronkelijk vandaan komt. Bij een onderzoek naar de herkomst van gelden kan bijvoorbeeld worden gevraagd om:

De verkoopakte van een eerdere woning;
De notariële afrekening van een verkoop;
Een hypotheekovereenkomst;
Een salaris- of pensioenoverzicht;
Jaarrekeningen of dividendbesluiten;
Een schenkingsakte;
Een verklaring van erfrecht;
Bewijs van de verkoop van beleggingen;
Bewijs van de verkoop van een onderneming;
Een toelichting op spaargeld dat gedurende langere tijd is opgebouwd;

Wanneer de koopsom bijvoorbeeld afkomstig is uit de verkoop van een hypotheekvrije woning in Nederland of België, kunnen de verkoopakte en de notariële afrekening belangrijke bewijsstukken zijn.

Cliëntenonderzoek in Nederland
In Nederland is het cliëntenonderzoek geregeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wwft. Ook makelaars en bemiddelaars in onroerende zaken vallen onder deze wetgeving. Zij moeten risicogebaseerd cliëntenonderzoek uitvoeren en kunnen verplicht zijn ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland, FIU-Nederland. Een Nederlandse makelaar of bemiddelaar moet niet alleen onderzoek doen naar zijn eigen cliënt. Bij bemiddeling in onroerende zaken moet ook onderzoek worden gedaan naar de wederpartij met wie de cliënt door de bemiddeling uiteindelijk een overeenkomst sluit. Het cliëntenonderzoek kan onder meer bestaan uit:

Het identificeren van de cliënt;
Het controleren van de identiteit;
Het vaststellen of iemand namens een ander handelt;
Het identificeren en controleren van de uiteindelijk belanghebbende;
Het vaststellen van het doel en de aard van de zakelijke relatie;
Het beoordelen van de risico’s van de cliënt en de transactie;
Het controleren van de herkomst van gelden wanneer daarvoor aanleiding bestaat;
Het voortdurend controleren van de zakelijke relatie en verrichte transacties;

Bij een verhoogd risico moet verscherpt cliëntenonderzoek worden uitgevoerd. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij complexe eigendomsstructuren, moeilijk verklaarbare geldstromen, politiek prominente personen of betrokkenheid van landen met een verhoogd risico. Wanneer het cliëntenonderzoek niet kan worden voltooid, kan de makelaar, advocaat, notaris of andere Wwft-plichtige dienstverlener de opdracht of transactie niet zonder meer aangaan of voortzetten. Meer informatie is te vinden in de Leidraad Wwft voor makelaars, bemiddelaars en taxateurs van onroerende zaken van de Nederlandse Belastingdienst. Cliëntenonderzoek in België In België is het cliëntenonderzoek geregeld in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Deze wet wordt doorgaans aangeduid als de Belgische antiwitwaswet. Ook Belgische vastgoedmakelaars vallen onder deze wetgeving. Zij moeten hun cliënten en eventuele lasthebbers identificeren en hun identiteit verifiëren aan de hand van bewijsstukken of betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen. Wanneer de cliënt een vennootschap of andere rechtspersoon is, moet ook worden onderzocht wie de uiteindelijke begunstigde is. In België wordt hiervoor doorgaans de term UBO gebruikt: Ultimate Beneficial Owner. Het Belgische cliëntenonderzoek kan onder meer bestaan uit:

Het identificeren van de cliënt;
Het verifiëren van de identiteit van de cliënt;
Het identificeren en controleren van eventuele lasthebbers;
Het vaststellen van de uiteindelijke begunstigde;
Het beoordelen van het doel en de aard van de zakelijke relatie;
Het uitvoeren van een risicoanalyse van de cliënt en de transactie;
Het onderzoeken van de herkomst van geldmiddelen wanneer het risico daartoe aanleiding geeft;
Het voortdurend controleren van de zakelijke relatie;

Belgische vastgoedmakelaars moeten vermoedens van witwassen of terrorismefinanciering melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking, afgekort CFI. Een melding kan noodzakelijk zijn wanneer de vastgoedmakelaar weet, vermoedt of redelijke gronden heeft om te vermoeden dat geldmiddelen, verrichtingen of feiten verband houden met witwassen of terrorismefinanciering. Wanneer de vereiste identificatie en verificatie niet kunnen worden uitgevoerd, mag de vastgoedmakelaar de zakelijke relatie of transactie in beginsel niet aangaan of voortzetten. Meer informatie is te vinden bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars, het BIV, en de Cel voor Financiële Informatieverwerking.

Mag een makelaar niet aan de slag zolang stukken ontbreken?
De algemene uitspraak dat een makelaar helemaal niet aan de slag mag voordat alle gevraagde stukken zijn ontvangen, is te absoluut. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen verschillende werkzaamheden en fasen van het aankoopproces, zoals:

Het voeren van een eerste oriënterend gesprek;
Het toesturen van algemene vastgoedinformatie;
Het organiseren van een bezichtiging;
Het formeel aangaan van een bemiddelingsopdracht;
Het voeren van onderhandelingen;
Het opstellen of ondertekenen van een overeenkomst;
Het ontvangen, beheren of doorbetalen van gelden;
Het juridisch afronden van de transactie;

De precieze verplichtingen en het moment waarop het cliëntenonderzoek voltooid moet zijn, verschillen per land en beroepsgroep. Wel geldt in het algemeen dat een makelaar, advocaat, notaris, bank of andere dienstverlener het wettelijk vereiste cliëntenonderzoek tijdig moet uitvoeren. Wanneer essentiële informatie niet kan worden vastgesteld of gecontroleerd, kan of moet de dienstverlener besluiten de opdracht niet aan te nemen, de werkzaamheden op te schorten of de transactie niet voort te zetten.

Waarom vragen verschillende partijen om dezelfde informatie?
Kopers begrijpen vaak niet waarom zij hetzelfde paspoort en dezelfde financiële gegevens achtereenvolgens aan een makelaar, advocaat, notaris en bank moeten verstrekken. Iedere betrokken partij kan echter een zelfstandige wettelijke verantwoordelijkheid hebben. Een notaris mag niet altijd uitsluitend vertrouwen op het onderzoek van een makelaar. Een advocaat kan eigen verplichtingen hebben en een bank voert een zelfstandig acceptatie- en transactieonderzoek uit. Daarom kan dezelfde informatie meerdere keren worden gevraagd. Een nieuw verzoek om informatie is echter niet automatisch gerechtvaardigd. De ontvangende partij moet kunnen uitleggen:

Vanuit welke hoedanigheid de informatie wordt gevraagd;
Waarom de informatie noodzakelijk is;
Op welke wettelijke of contractuele grondslag de verwerking berust;
Hoe de documenten worden beveiligd;
Hoe lang de documenten worden bewaard;
Met welke andere partijen de informatie kan worden gedeeld;

Mag u gegevens op een identiteitsbewijs afschermen?
Of gegevens op een kopie van een paspoort of identiteitsbewijs mogen worden afgeschermd, hangt af van het land, het doel van de controle en de wettelijke positie van de ontvanger. In Nederland kan het burgerservicenummer vaak worden afgeschermd wanneer de ontvangende partij dit nummer niet nodig heeft en niet bevoegd is het te verwerken. Ook kan op de kopie worden vermeld:

Voor welke organisatie de kopie bestemd is;
Voor welk doel de kopie wordt verstrekt;
Op welke datum de kopie is gemaakt;

Bij een buitenlandse vastgoedtransactie kan echter een volledig leesbare kopie worden verlangd. Soms moet het document bovendien worden gewaarmerkt, gelegaliseerd of van een apostille worden voorzien. Scherm daarom niet zelfstandig gegevens af zonder vooraf te controleren of de ontvangende makelaar, advocaat, notaris of bank de aangepaste kopie accepteert.

Hoe kunt u documenten veilig verstrekken?
Een wettelijke verplichting tot cliëntenonderzoek ontslaat de ontvangende partij niet van de verantwoordelijkheid zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Controleer voordat u gevoelige documenten verstrekt:

Wie de documenten opvraagt;
Of de identiteit en hoedanigheid van de ontvanger controleerbaar zijn;
Waarom ieder document nodig is;
Of een minder gevoelig alternatief document kan volstaan;
Of gegevens mogen worden afgeschermd;
Of een watermerk mag worden toegevoegd;
Of een beveiligd klantenportaal beschikbaar is;
Of bestanden versleuteld kunnen worden verzonden;
Hoe lang de documenten worden bewaard;
Met wie de documenten kunnen worden gedeeld;

Verstuur paspoorten, bankafschriften en andere gevoelige stukken bij voorkeur niet onbeveiligd naar een algemeen e-mailadres wanneer een veiligere verzendmogelijkheid beschikbaar is.

Wanneer kan verscherpt onderzoek plaatsvinden?
Aanvullende vragen en bewijsstukken kunnen gerechtvaardigd zijn wanneer:

De koper via een vennootschap of stichting handelt;
Sprake is van meerdere vennootschappen of internationale aandeelhouders;
Onduidelijk is wie uiteindelijk economisch belang bij de aankoop heeft;
De koopprijs door een derde wordt betaald;
De koopsom uit verschillende bronnen afkomstig is;
Grote bedragen contant worden betaald of aangeboden;
Verschillende landen bij de geldstroom betrokken zijn;
De transactie niet past bij het bekende inkomen of vermogen van de koper;
Een betrokken persoon politiek prominent is;
Een betrokken land, bank of betalingsroute een verhoogd risico oplevert;
De constructie onnodig complex lijkt;
De economische of juridische reden voor de transactie niet duidelijk is;

Verscherpt cliëntenonderzoek betekent niet automatisch dat iemand van witwassen wordt verdacht. Het betekent dat de dienstverlener meer informatie nodig heeft om de transactie verantwoord te kunnen beoordelen.

Cliëntenonderzoek in andere landen
De Nederlandse Wwft en de Belgische antiwitwaswet gelden niet automatisch in andere landen. Ieder land heeft zijn eigen wetgeving, toezichthouders, meldingsinstanties en beroepsregels. Internationale standaarden worden onder meer opgesteld door de Financial Action Task Force, de FATF. Deze standaarden spelen wereldwijd een belangrijke rol bij de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. De nationale uitvoering kan echter aanzienlijk verschillen. Dat geldt ook voor de positie van vastgoedmakelaars. In sommige landen vallen makelaars rechtstreeks onder antiwitwaswetgeving. In andere landen ligt een groter deel van het cliëntenonderzoek bij de notaris, advocaat, bank, title company, escrow agent of een andere partij die bij de betaling of eigendomsoverdracht betrokken is. Mondi behandelt de lokale aandachtspunten afzonderlijk in de landendossiers voor:

Raadpleeg voor de lokale wetgeving, de betrokken beroepsgroepen en de gebruikelijke documenten altijd het betreffende landendossier van Mondi. Houd er rekening mee dat de regels ook binnen één land kunnen verschillen naar gelang de aard van de transactie, de beroepsgroep en de betrokken financiële instellingen.

Wanneer gaat een informatieverzoek te ver?
Dat een organisatie cliëntenonderzoek moet uitvoeren, betekent niet dat ieder informatieverzoek automatisch noodzakelijk en proportioneel is. Een koper mag vragen:

Waarom een bepaald document noodzakelijk is;
Op welke wettelijke grondslag het document wordt gevraagd;
Of een alternatief bewijsstuk kan volstaan;
Waarom informatie opnieuw moet worden verstrekt;
Of bepaalde gegevens mogen worden afgeschermd;
Of een gewaarmerkte of gelegaliseerde kopie werkelijk noodzakelijk is;
Hoe de gegevens worden beveiligd;
Hoe lang de gegevens worden bewaard;
Of gegevens aan andere partijen worden doorgegeven;

Wanneer een dienstverlener geen duidelijke toelichting kan geven, structureel meer informatie vraagt dan voor de betreffende controle noodzakelijk lijkt of gevoelige documenten via een onveilige route wil ontvangen, is het verstandig eerst aanvullende vragen te stellen.

Niet meewerken kan de aankoop vertragen
Een koper hoeft niet ieder verzoek kritiekloos te accepteren. Wie noodzakelijke identificatie- of herkomstinformatie niet verstrekt, moet er echter rekening mee houden dat de makelaar, advocaat, notaris, bank of andere dienstverlener:

De opdracht niet kan aannemen;
De werkzaamheden moet opschorten;
Geen gelden kan ontvangen of doorbetalen;
De transactie niet kan voortzetten;
Een betaling kan blokkeren;
De zakelijke relatie moet beëindigen;

Het is daarom verstandig om vóór het ondertekenen van een reserverings- of koopovereenkomst te vragen welke documenten nodig zijn. Houd ook rekening met de tijd die nodig kan zijn om documenten op te vragen, te laten waarmerken, te legaliseren of van een apostille te laten voorzien.

Conclusie
Dat bij de aankoop van vastgoed om een paspoort, adresbewijs, vennootschapsgegevens en informatie over de herkomst van gelden wordt gevraagd, is op zichzelf niet ongebruikelijk. Makelaars, advocaten, notarissen, banken en andere betrokken dienstverleners kunnen verplicht zijn cliëntenonderzoek uit te voeren. De exacte verplichtingen verschillen per land, beroepsgroep en transactie. De uitspraak dat een makelaar zonder alle gevraagde stukken helemaal niet aan de slag mag, is daarom te algemeen. Wel moet het wettelijk vereiste cliëntenonderzoek tijdig worden uitgevoerd en kan een dienstverlener niet verder wanneer essentiële informatie ontbreekt of niet voldoende kan worden gecontroleerd. De juiste aanpak is daarom niet om ieder verzoek onmiddellijk te weigeren of zonder meer alle informatie toe te sturen. Vraag waarom een document noodzakelijk is, controleer wie de ontvanger is en verstrek gevoelige informatie via een zo veilig mogelijke route.

Disclaimer
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. De precieze identificatie-, onderzoeks-, meldings- en bewaarplichten verschillen per land, beroepsgroep en transactie. Raadpleeg voor landspecifieke informatie het betreffende landendossier van Mondi en laat bij twijfel beoordelen welke lokale regels op de vastgoedtransactie van toepassing zijn.

Geschreven door Rob Smulders
Datum: 04-08-2026

Terug naar overzicht

Waarom vragen makelaars, advocaten en notarissen zoveel persoonlijke documenten?

Kennis en ondersteuning van Mondi

Aankoopbegeleiding bij buitenlands vastgoed

Meld u aan voor de Mondi nieuwsbrief